De meeste aanvraagportals willen één bestand en geen vijf. Wie dan op de laatste avond zit met een aanvraagbrief, drie bewijsstukken en een handtekeningpagina, maakt kennis met het moment waarop pdf’s samengevoegd moeten worden. Dat kan zonder extra software op je computer, in je browser, en je documenten blijven daarbij op je eigen apparaat.
Waarom willen aanvragen één bestand?
Een portaal laat meestal één uploadveld zien, zodat de behandelaar de documenten in een vaste volgorde krijgt en er niets tussen de bestanden verdwijnt. De volgorde bepaalt wat eerst gelezen wordt: de brief vooraan, daarna de bijlagen in de volgorde die het formulier noemt. Zet die volgorde vast vóór je samenvoegt, want achteraf herschikken kost meer tijd dan opnieuw beginnen.
Ook los van aanvragen loont het in de administratie. Een jaar aan facturen en bankafschriften als één bestand is in een keer te printen, te mailen en terug te vinden; vijftien losse pdf’s zijn het niet. Het samenvoegen zelf kost lokaal nauwelijks tijd, en dat scheelt op de momenten dat het telt.
Samenvoegen zonder upload
Je browser doet het werk zelf. Je sleept de bestanden in het venster, zet ze met de pijlen in de juiste volgorde en het samengevoegde resultaat ontstaat op je eigen apparaat. Moet je een aanvraag in één bestand inleveren? Zo kun je pdf samenvoegen in je browser. De bestanden worden daarbij standaard niet geüpload, een account is niet nodig en na de download controleert de tool het aantal pagina’s en het papierformaat in de gekozen volgorde. Zo zie je vóór het indienen of het resultaat klopt.
Waar let je op bij de volgorde?
Kijk na het samenvoegen naar twee dingen. Staat de brief nog op de eerste pagina? En zijn alle pagina’s even groot? Een aanvraag met een mix van A4 en liggende scans leest lastiger, en sommige portals zijn kieskeurig met zulke bestanden. De controlebon die je na de download krijgt, vertelt je precies dit, dus neem hem één keer door vóórdat je het bestand wegstuurt. Pas je tussendoor nog een document aan, herhaal dan de hele stap met de nieuwe bestanden, zodat er nooit een oude versie in het eindbestand achterblijft.
Als de browser niet meewerkt
Kan de lokale route het niet aan, dan is er een serverroute als terugval. De limiet voor het samenvoegen in de browser is vijf bestanden van elk hooguit vijf megabyte, en er gaan alleen pdf’s in. Via de serverroute worden bestanden wel geüpload en tijdelijk bewaard, en die tijdelijke kopieën worden binnen een uur gewist. Gebruik die route dus alleen wanneer de lokale manier het niet haalt.
Probeer de tool een keer uit met twee losse proefbestanden die er niet toe doen. Dan weet je op de echte deadline precies hoe het werkt en hoe de controlebon eruitziet. Een aanvraag die in één net bestand binnenkomt valt voor geen enkele behandelaar op, behalve als het niet lukt.
